Quando un cliente chiama il tuo numero Romulus, il sistema non si limita a far squillare il telefono. Invece, esegue una serie di istruzioni — le tue regole inbound — che decidono esattamente cosa succede a quella chiamata. Le regole possono far squillare il tuo telefono, inviare la chiamata alla segreteria, rispondere con un agente AI o suonare un menù che chiede al chiamante di cosa ha bisogno. Questo articolo spiega cosa sono le regole inbound, come funzionano e cosa puoi costruire con loro.

Senza regole inbound, tutte le chiamate funzionerebbero allo stesso modo — il che non si adatta alla maggior parte delle aziende. Probabilmente vuoi che le chiamate si comportino diversamente a seconda che sia orario di lavoro o dopo la chiusura. Potresti voler far rispondere automaticamente alcune chiamate dal tuo agente AI mentre altre squillano al tuo team. Potresti voler chiedere ai chiamanti di premere 1 per le vendite e 2 per il supporto. Le regole inbound ti permettono di progettare esattamente come il tuo centralino risponde a ogni chiamata.

Pensa alle regole inbound come a un diagramma di flusso che il sistema esegue ogni volta che qualcuno chiama:

Le tue regole inbound sono costruite da blocchi — ogni blocco fa una cosa. Ecco i principali:

Blocco Orario di Lavoro — Controlla l'ora. "Se sono le 9 alle 17, fai questo. Se è dopo orario, fai quello." È così che invii le chiamate fuori orario alla segreteria o a un saluto specifico invece di far squillare il tuo team.

Blocco Menù Vocale (IVR) — Suona un menù al chiamante. "Premi 1 per le vendite, premi 2 per il supporto, premi 3 per lasciare un messaggio." La scelta del chiamante determina dove va la chiamata successivamente.

Blocco Squillo — Invia la chiamata a un numero di telefono, alla tua app o a un membro del team specifico. È così che le chiamate raggiungono effettivamente le persone.

Blocco Segreteria — Invia la chiamata direttamente alla segreteria e suona un saluto.

Blocco Agente AI — Passa la chiamata al tuo agente AI. L'agente risponde e gestisce la conversazione in base al tuo prompt e alla knowledge base.

Blocco Coda — Mette la chiamata in una coda virtuale mentre aspetta che un membro del team risponda. Il chiamante sente musica di attesa invece dello squillo.

Ogni blocco può attivare risultati diversi. Ad esempio, un Blocco Squillo potrebbe inviare una chiamata a un membro del team, e se non rispondono entro 30 secondi, la regola può inviarla da qualche altra parte — come un altro membro del team, la segreteria o il tuo agente AI.

Ecco cosa potrebbe impostare un'azienda tipica:

"Quando un cliente chiama, controlla che ora è. Se è durante l'orario di lavoro (dalle 9 alle 17), suona un menù vocale che chiede loro di premere 1 per le vendite o 2 per il supporto. Se premono 1, squilla il mio team di vendite. Se premono 2, squilla il mio team di supporto. Se non rispondono, invia la chiamata alla segreteria. Se è dopo orario, salta il menù e suona un messaggio che dice 'Siamo chiusi' e inviali direttamente alla segreteria."

Quel flusso intero è costruito da un Blocco Orario di Lavoro → un Blocco Menù Vocale → due Blocchi Squillo → un Blocco Segreteria.

Nei prossimi articoli, ti guideremo attraverso la configurazione di ogni blocco e il loro collegamento in regole che funzionano per la tua azienda. Imparerai:

Una volta terminato questo articolo, passa a quello successivo: Impostare il Tuo Orario di Lavoro. È lì dove creerai la tua prima regola e dirai a Romulus quando la tua azienda è aperta.