Non tutte le chiamate riceveranno risposta. Qualcuno chiama durante un periodo di alta attività, il tuo team è su altre chiamate, o un chiamante ti raggiunge fuori orario e il tuo Blocco Squillo scade. La segreteria è la rete di sicurezza — cattura il messaggio del chiamante in modo che tu possa fare un follow-up, invece di perdere la chiamata completamente. Questo articolo spiega come funziona la segreteria in Romulus e come configurarla.

Una chiamata persa senza segreteria è un'opportunità persa. Il chiamante riattacca senza poter lasciare un messaggio, e tu non hai alcuna registrazione che abbia chiamato. La segreteria trasforma una chiamata persa in un'attività di follow-up — ricevi il messaggio, richiami, e il chiamante si sente ascoltato. Per le attività in cui ogni chiamata in entrata potrebbe essere un nuovo cliente, questo è importante.

Il Blocco Segreteria riproduce un saluto al chiamante e registra il suo messaggio. Controlli il saluto — può essere un file audio registrato o testo che Romulus legge ad alta voce usando il text-to-speech. Dopo che il chiamante lascia il suo messaggio, la registrazione viene salvata nel tuo account Romulus dove puoi ascoltarla, scaricarla o rivedere la trascrizione.

Il Blocco Segreteria viene tipicamente posizionato alla fine del percorso di timeout di un Blocco Squillo. Ad esempio: Squillo per 25 secondi → se nessuna risposta → vai alla Segreteria. Può anche essere usato come destinazione autonoma — ad esempio, le chiamate fuori orario possono saltare lo squillo del tutto e andare direttamente alla segreteria.

La guida completa passo dopo passo è qui:

👉 Come Inviare le Chiamate alla Segreteria

Aggiungi il Blocco Segreteria alle tue regole inbound, registra o scrivi il tuo saluto e collegalo al punto giusto nel tuo flusso di chiamate.

Il tuo saluto di segreteria dovrebbe stabilire le aspettative. Di' ai chiamanti chi hanno raggiunto, conferma che li richiamerai e idealmente dai un arco di tempo — "Ti risponderemo entro un giorno lavorativo." Questo riduce le chiamate ripetute dai chiamanti impazienti.

Controlla la segreteria regolarmente. La segreteria funziona come strumento di follow-up solo se qualcuno ascolta i messaggi. Assegna a un membro del team la responsabilità di controllare e restituire le chiamate della segreteria ogni giorno.

Usa la segreteria come alternativa, non come prima opzione. I chiamanti preferiscono parlare con una persona. La segreteria dovrebbe catturare le chiamate a cui non è stato possibile rispondere — non sostituire del tutto un blocco squillo.

La segreteria gestisce le chiamate che il tuo team perde individualmente. Il passo successivo è assicurarsi che le chiamate siano distribuite equamente tra tutto il tuo team in modo che meno chiamate vengano perse in primo luogo.