Hai configurato il tuo numero, costruito il team e fatto la tua prima chiamata. Ora vediamo gli strumenti quotidiani che mantengono il tuo sistema telefonico funzionante al meglio — i contatti, la cronologia delle chiamate, le registrazioni, la musica di attesa e come interrompere temporaneamente le chiamate quando ne hai bisogno.
I Tuoi Contatti: Rubrica e Contatti Personali
Romulus ha due tipi di contatti, e capire la differenza evita molta confusione.
La Rubrica è una lista di contatti condivisa che tutto il tuo team può vedere e utilizzare. Se la tua receptionist salva il numero di un cliente lì, anche il tuo team vendite può vederlo. È la directory centrale per i tuoi contatti aziendali.
I Contatti Personali sono visibili solo a te. Usali per numeri rilevanti per il tuo ruolo ma che non devono essere condivisi con tutto il team.
Per aggiungere un contatto alla Rubrica:
Apri l'app Romulus e vai alla sezione Contatti o Rubrica
Clicca su Aggiungi Contatto
Inserisci il nome del contatto, il numero di telefono e qualsiasi altro dettaglio rilevante
Scegli se salvarlo come contatto condiviso (Rubrica) o personale
Clicca su Salva
Puoi anche importare contatti in blocco da un file CSV — utile se stai migrando da un altro sistema e hai una lista di contatti esistente da trasferire.
👉 Rubrica e Contatti Condivisi — guida completa
👉 Come aggiungere, importare e gestire i contatti — incluse le istruzioni per l'importazione in blocco
La Cronologia Chiamate e le Registrazioni
Romulus tiene un registro di ogni chiamata — in entrata, in uscita e perse. La cronologia delle chiamate è uno degli strumenti più utili per tenere sotto controllo le comunicazioni aziendali.
Dalla cronologia delle chiamate puoi:
Vedere chi ha chiamato, quando e per quanto tempo
Richiamare una chiamata persa con un solo tocco
Ascoltare le registrazioni delle chiamate (se la registrazione è abilitata sul tuo account)
Filtrare le chiamate per data, utente o numero
Per accedere alla cronologia delle chiamate:
Apri l'app o la dashboard Romulus
Vai alla sezione Chiamate o Cronologia Chiamate
Sfoglia o filtra il registro delle chiamate
Clicca su qualsiasi chiamata per vedere i dettagli o riprodurre la registrazione
💡 Suggerimento: Se hai perso una chiamata e non riconosci il numero, controlla la cronologia prima di richiamare — potresti trovare che è già salvato nei tuoi contatti o ha chiamato in precedenza.
👉 Come visualizzare la cronologia delle chiamate e ascoltare le registrazioni — guida completa
La Musica di Attesa
Quando metti un chiamante in attesa, sente della musica mentre aspetta. Romulus include una musica di attesa predefinita, ma puoi sostituirla con il tuo audio — un jingle aziendale, una traccia rilassante o un messaggio registrato che informa i chiamanti sui tempi di attesa.
Per personalizzare la musica di attesa:
Vai su Impostazioni nella tua dashboard Romulus
Cerca Musica di Attesa o Impostazioni Audio
Carica il tuo file audio (formato MP3 consigliato)
Salva l'impostazione — la tua nuova musica di attesa verrà riprodotta immediatamente per tutte le future chiamate
💡 Suggerimento: Mantieni la musica di attesa professionale e a un volume confortevole. Evita lunghi silenzi o interruzioni audio brusche — i chiamanti che non sentono nulla pensano spesso che la chiamata sia caduta.
👉 Come personalizzare la musica di attesa — guida completa
Non Disturbare — Pausa Chiamate Quando Ne Hai Bisogno
Ci saranno momenti in cui devi smettere temporaneamente di ricevere chiamate — durante una riunione, una pausa pranzo o quando sei concentrato su qualcosa di importante. Romulus ti permette di farlo con l'impostazione Non Disturbare, senza disconnetterti dall'app o influenzare gli altri membri del team.
Quando il Non Disturbare è attivo:
Le chiamate in entrata non squilleranno sul tuo dispositivo
Le chiamate verranno reindirizzate secondo le tue regole di instradamento — ad esempio, a un collega o alla segreteria
Puoi ancora effettuare chiamate in uscita
Per attivare il Non Disturbare:
Apri l'app Romulus
Clicca sulla tua icona profilo o sull'indicatore di stato
Seleziona Non Disturbare
Per disattivarlo, clicca di nuovo sul tuo stato e seleziona Disponibile
⚠️ Promemoria: Il Non Disturbare influenza solo il tuo dispositivo. Se altri membri del team sono impostati su Disponibile, continueranno a ricevere le chiamate normalmente.
👉 Come attivare il Non Disturbare — guida completa
Domande Frequenti
Tutto il mio team può vedere tutte le registrazioni delle chiamate?
L'accesso alle registrazioni dipende dal tuo ruolo. Gli Admin possono tipicamente visualizzare tutte le registrazioni del team. Gli utenti standard possono vedere solo le proprie. Contatta il tuo admin se non sei sicuro di cosa puoi accedere.
Per quanto tempo vengono conservate le registrazioni delle chiamate?
Le registrazioni vengono conservate per un periodo definito in base al tuo piano Romulus. Contatta il tuo account manager per i dettagli sulla tua specifica politica di conservazione.
Posso importare contatti dal mio telefono o da un altro CRM?
Sì. Romulus supporta l'importazione di contatti tramite file CSV. Esporta i tuoi contatti dal telefono, da Google Contatti o dal tuo CRM come CSV, poi importali in Romulus dalla sezione Contatti.
Quale formato audio accetta Romulus per la musica di attesa?
MP3 è il formato consigliato. Se hai un file in un formato diverso, convertilo in MP3 prima di caricarlo. Mantieni la dimensione del file ragionevole — i file grandi potrebbero richiedere più tempo per essere elaborati.
Lezione 1 Completata — Cosa Fare Ora?
Hai completato la Lezione 1. Ora sai come configurare il tuo numero, installare l'app, costruire il team, fare e ricevere chiamate e gestire gli strumenti quotidiani. Nella Lezione 2 imparerai a controllare esattamente cosa succede quando un cliente chiama la tua azienda — con regole di instradamento, menu vocali, orari di lavoro e molto altro.