Se il tuo team è composto da più persone, puoi configurare Romulus in modo che le chiamate in entrata vengano distribuite automaticamente tra loro. Lo strumento per farlo è il blocco Chiama gruppo, che funziona in tre modi diversi a seconda di come vuoi gestire le chiamate.
💡 Prima di configurare la regola in entrata, assicurati di aver già creato il gruppo nella sezione Team → Gruppi. Consulta Come aggiungere e gestire gli utenti del tuo centralino per i dettagli.
Per il contesto generale sulle regole, leggi Come funzionano le regole in entrata. Per la descrizione di ogni blocco, consulta I blocchi disponibili nelle regole in entrata.
I tre tipi di gruppo — quale scegliere
Tipo | Come funziona | Ideale per |
Standard | Tutti squillano contemporaneamente — risponde il primo disponibile | Team piccoli, risposta rapida |
Cascata | Squillano in sequenza: prima il primo, poi il secondo, ecc. | Dare priorità a un responsabile |
Coda | Le chiamate si accodano e vengono assegnate al primo utente libero | Volumi alti, nessuna chiamata persa |
Come aggiungere il blocco Chiama gruppo a una regola
Dal menu laterale, clicca su Numeri di telefono.
Clicca sul numero che vuoi configurare.
Vai nella scheda Regole in entrata.
Crea una nuova regola oppure modifica una regola esistente.
Nell'editor del flusso, clicca su + Seleziona blocco.
Seleziona Chiama gruppo dalla lista.
Scegli il gruppo che vuoi far squillare dal menu a tendina.
Clicca Salva modifiche.
Il comportamento della chiamata dipenderà dal tipo di gruppo che hai selezionato.
Scenario 1 — Tutti squillano insieme (gruppo Standard)
Tutti i membri del gruppo ricevono la chiamata contemporaneamente. Chi risponde prima prende la chiamata, gli altri smettono di squillare.
Esempio tipico: un team commerciale di tre persone — chiunque sia disponibile risponde subito al cliente, senza farlo aspettare.
Scenario 2 — Squillano in ordine (gruppo Cascata)
La chiamata squilla prima al primo membro del gruppo. Se non risponde entro il tempo impostato, passa al secondo, poi al terzo, e così via.
Esempio tipico: il responsabile commerciale è il primo a ricevere la chiamata. Solo se non è disponibile, la chiamata passa agli altri colleghi del team.
Scenario 3 — Coda di attesa (gruppo Coda)
Le chiamate vengono messe in attesa e distribuite al primo utente del gruppo che si libera. I clienti aspettano in coda nell'ordine di arrivo — nessuna chiamata viene persa, anche nei momenti di maggiore traffico.
Esempio tipico: un servizio di supporto clienti con più operatori. Nei momenti di picco, i clienti aspettano in coda invece di ricevere un segnale di occupato.
Cosa succede se nessuno risponde
Se nessun membro del gruppo risponde entro il tempo impostato, puoi aggiungere un blocco successivo nel flusso per gestire la chiamata. Le opzioni più comuni sono:
Segreteria (Voicemail) — il chiamante lascia un messaggio
Riproduci audio — il chiamante sente un messaggio informativo
Trasferimento di chiamata — la chiamata viene trasferita a un numero esterno
Per aggiungere un blocco successivo, clicca su + Seleziona blocco sotto il blocco Chiama gruppo nell'editor del flusso.
Domande frequenti
Posso usare più gruppi nella stessa regola?
Sì. Puoi aggiungere più blocchi Chiama gruppo in sequenza nella stessa regola — ad esempio, prima squilla il gruppo commerciale e poi, se nessuno risponde, squilla il gruppo di supporto.
Posso cambiare il tipo di gruppo in qualsiasi momento?
Sì. Vai in Team → Gruppi, seleziona il gruppo e modifica il tipo. La modifica si applica immediatamente a tutte le regole che usano quel gruppo.
Quante persone posso mettere in un gruppo?
Non c'è un limite al numero di utenti che puoi aggiungere a un gruppo.
Un utente può far parte di più gruppi?
Sì. Lo stesso utente può essere aggiunto a più gruppi diversi.