Con Romulus puoi configurare la segreteria telefonica direttamente nelle regole in entrata del tuo numero. Quando una chiamata arriva in segreteria, il chiamante sente un messaggio e può lasciare un messaggio vocale — che riceverai come notifica nella dashboard.
Questa guida parte dal caso più comune: la segreteria come alternativa automatica quando nessuno risponde.
💡 Se non hai ancora familiarità con il sistema delle regole, leggi prima Come funzionano le regole in entrata. Per la descrizione di ogni blocco, consulta I blocchi disponibili nelle regole in entrata.
Scenario 1 (più comune) — Segreteria come alternativa automatica
Il cliente chiama, il telefono del team squillla, ma nessuno risponde. Dopo un certo numero di secondi, la chiamata passa automaticamente alla segreteria telefonica.
Dal menu laterale, clicca su Numeri di telefono.
Clicca sul numero che vuoi configurare.
Vai nella scheda Regole in entrata.
Crea una nuova regola oppure modifica una regola esistente.
Nel flusso, aggiungi il blocco Chiama utente o Chiama gruppo come primo blocco.
Sotto il blocco di chiamata, clicca su + Seleziona blocco e seleziona Voicemail (segreteria telefonica).
Configura il blocco:
Messaggio di benvenuto — il testo o l'audio che il chiamante sente prima di lasciare il messaggio (es. "Non siamo disponibili al momento. Lascia un messaggio e ti ricontattiamo al più presto.")
Destinatari della notifica — scegli quali utenti ricevono una notifica quando arriva un nuovo messaggio in segreteria
Clicca Salva modifiche.
Da questo momento, se nessuno risponde entro il tempo impostato, la chiamata passa automaticamente alla segreteria telefonica.
Scenario 2 — Segreteria sempre attiva
Utile per numeri dedicati esclusivamente alla raccolta di messaggi — ad esempio un numero di assistenza post-vendita o un numero secondario.
Segui gli stessi passaggi dello Scenario 1, ma al punto 5 aggiungi direttamente il blocco segreteria (Voicemail) come primo e unico blocco del flusso, senza aggiungere prima un blocco di chiamata.
In questo caso, tutte le chiamate in entrata vanno direttamente in segreteria telefonica, senza far squillare nessun telefono del team.
Scenario 3 — Segreteria fuori orario
Vuoi che il team risponda durante gli orari di apertura e che le chiamate vadano in segreteria fuori orario? Configura due regole separate:
Regola orario di apertura — con il blocco Chiama utente o Chiama gruppo
Regola fuori orario — con il blocco segreteria (Voicemail), preceduto eventualmente da un messaggio audio
Per tutti i dettagli su come impostare gli orari, consulta Come impostare gli orari di apertura e il messaggio fuori orario.
Come ascoltare i messaggi in segreteria
I messaggi vocali ricevuti sono accessibili direttamente dalla dashboard Romulus, nella sezione Registro chiamate. Ogni messaggio è associato alla chiamata corrispondente e può essere ascoltato direttamente dalla piattaforma. Gli utenti impostati come destinatari ricevono anche una notifica ogni volta che arriva un nuovo messaggio.
Domande frequenti
Quanto tempo aspetta prima di mandare la chiamata in segreteria?
Il tempo dipende dalla configurazione del blocco di chiamata che precede la segreteria. Puoi impostarlo direttamente nelle opzioni del blocco Chiama utente o Chiama gruppo.
I messaggi in segreteria vengono notificati anche via email?
Sì. Gli utenti impostati come destinatari della notifica ricevono una notifica quando arriva un nuovo messaggio in segreteria telefonica.
Posso far sentire un messaggio audio prima della segreteria?
Sì. Aggiungi il blocco Riproduci audio prima del blocco segreteria nel flusso. Il chiamante sentirà prima il messaggio (es. "Siamo chiusi") e poi potrà lasciare il suo messaggio in segreteria.
Posso disattivare la segreteria in certi orari?
Sì. La segreteria telefonica è parte di una regola, quindi è attiva solo nelle fasce orarie che hai impostato per quella regola. Puoi creare regole diverse per orari diversi.