Con Romulus puoi definire esattamente cosa succede alle chiamate in entrata in base all'orario — sia quando sei aperto che quando sei chiuso. In questo articolo configuriamo due regole settimanali: una per l'orario di apertura e una per il fuori orario.
Prima di iniziare
Assicurati di avere:
Almeno un numero di telefono attivo su Romulus
Utenti o gruppi già configurati nella sezione Team
💡 Se non hai ancora familiarità con il sistema delle regole, leggi prima Come funzionano le regole in entrata. Per la descrizione di ogni blocco, consulta I blocchi disponibili nelle regole in entrata.
Parte 1 — Regola orario di apertura
Obiettivo: le chiamate che arrivano dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00, suonano sul telefono del team.
Dal menu laterale, clicca su Numeri di telefono.
Clicca sul numero che vuoi configurare.
Vai nella scheda Regole in entrata.
Clicca su + Crea regola. Si apre l'editor del flusso.
Clicca sul box Fascia oraria sotto il blocco di partenza Chiamata in entrata — Quando arriva una chiamata.
Si apre il modal Imposta le fasce orarie della regola:
Tipo → seleziona Settimanale
Giorni → seleziona Lun, Mar, Mer, Gio, Ven
Ora di inizio → 09:00
Ora di fine → 18:00
Clicca Ok
Nel flusso, clicca su Seleziona blocco e aggiungi il blocco Chiama utente o Chiama gruppo con il tuo team.
Clicca Salva modifiche.
Parte 2 — Regola fuori orario
Obiettivo: le chiamate che arrivano fuori dagli orari di apertura vengono gestite automaticamente. Come configurarle dipende da te — la regola fuori orario è una regola come tutte le altre, e puoi costruire il flusso che preferisci.
Torna nella scheda Regole in entrata e clicca su + Crea regola.
Clicca sul box Fascia oraria.
Nel modal:
Tipo → seleziona Settimanale
Prima fascia: Lun–Ven, dalle 00:00 alle 09:00
Clicca Aggiungi fascia oraria: Lun–Ven, dalle 18:00 alle 23:59
Clicca Aggiungi fascia oraria: Sab–Dom, dalle 00:00 alle 23:59
Clicca Ok
Nel flusso, aggiungi i blocchi in base a come vuoi gestire le chiamate fuori orario e poi clicca Salva modifiche.
Ecco gli scenari più comuni:
Messaggio di chiusura
Il caso più semplice. Il chiamante sente un messaggio audio pre-registrato (es. "Siamo chiusi. Richiamaci dal lunedì al venerdì dalle 9:00 alle 18:00.") e la chiamata termina. → Blocco da usare: Riproduci audio
Segreteria
Il chiamante sente un messaggio e può lasciare un messaggio vocale che riceverai via email. → Blocco da usare: Voicemail
Messaggio + segreteria
Prima il cliente sente il messaggio di chiusura, poi ha la possibilità di lasciare un messaggio in segreteria. → Blocchi in sequenza: Riproduci audio → Voicemail
Agente AI
L'agente vocale risponde automaticamente, gestisce le richieste più comuni (es. orari, informazioni, appuntamenti) e raccoglie i dati del chiamante, anche di notte e nel weekend. → Blocco da usare: Agente AI (disponibile con il modulo Voice AI attivo)
Trasferimento su cellulare
Per chi vuole rimanere raggiungibile anche fuori orario per chiamate urgenti, le chiamate possono essere trasferite direttamente su un numero di cellulare. → Blocco da usare: Trasferimento di chiamata
Parte 3 — Gestione di giorni eccezionali
Per gestire festività o chiusure straordinarie — come Natale, un giorno di chiusura aziendale o una ferie imprevista — puoi creare una regola di tipo Una tantum. Questa regola sovrascrive le regole settimanali in un intervallo specifico di date e ore, senza che tu debba modificare le regole normali.
Una volta passato l'intervallo, il sistema torna automaticamente ad applicare le regole settimanali.
Note sul funzionamento generale
Romulus gestisce automaticamente anche le chiamate che arrivano in orari non coperti da nessuna regola attiva. Questo meccanismo di gestione automatica garantisce che nessuna chiamata rimanga senza risposta, anche in caso di configurazione incompleta. Maggiori dettagli saranno disponibili in un aggiornamento futuro della documentazione.
Domande frequenti
Posso avere orari diversi per giorni diversi?
Sì. All'interno della stessa regola puoi aggiungere più fasce orarie usando il pulsante
Aggiungi fascia oraria.
Ogni fascia può avere giorni e orari diversi.
Cosa succede a una chiamata che arriva esattamente all'orario di fine?
Il sistema applica la regola attiva al momento esatto dell'arrivo della chiamata. Ti consigliamo di impostare le fasce orarie in modo che coprano l'intero arco della giornata senza sovrapposizioni o buchi.
Posso avere sia il messaggio audio che la segreteria fuori orario?
Sì. Puoi aggiungere entrambi i blocchi in sequenza: prima Riproduci audio (con il messaggio di chiusura), poi Voicemail per raccogliere comunque il messaggio del chiamante.
Come faccio a modificare una regola già creata?
Vai nella scheda Regole in entrata del numero, clicca sulla regola che vuoi modificare e apporta le modifiche necessarie. Clicca Salva modifiche per confermare.